5 conseils pour une meilleure productivité en 2018

17 janvier 2018 par Katelyn Rattray

Two advisors prepare for a productive year at their firm.

à propos de l'auteur

Katelyn Rattray

Spécialiste principale en marketing de contenu

Ayant une formation en marketing de contenu, en relations publiques et en gestion des médias sociaux dans divers secteurs, Katelyn s'efforce de fournir du contenu éducatif de haute qualité aux conseillers du secteur des services financiers et de leur donner des outils pour stimuler leurs efforts marketing par le biais du marketing de contenu et de la technologie.

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Pour de nombreux professionnels, une journée de travail ne compte jamais assez d'heures. Ces conseils vous aideront à optimiser votre temps au bureau et à vivre une année réussie. En mettant à profit ces conseils et outils, les professionnels de la finance peuvent accroître leur efficacité et, à leur tour, accroître la satisfaction de la clientèle et la croissance de l'entreprise.

1. Prenez soin de vous d'abord en gérant votre alimentation et votre cycle de sommeil.

Cela peut sembler être un changement de style de vie plutôt qu'une habitude productive, mais la relation entre les deux est difficile à manquer. Voici quelques trucs simples que vous pouvez suivre pour réguler votre horaire de repas et de sommeil :

  • Déjeunez. Manger le matin dit à votre corps que vous êtes éveillé; vous êtes actif et vous vous préparez à faire bouger les choses.
  • Limitez votre consommation de caféine. Offrez-vous une tasse ou deux le matin, mais n'exagérez pas. Élever votre fréquence cardiaque ne fera que vous rendre plus facilement distrait.
  • Ne prenez pas un gros dîner. Un gros repas rempli de glucides peut mener à un état léthargique et à la tentation de boire plus de café, ce qui peut affecter votre sommeil la nuit.
  • Passez une bonne nuit. Si vous ne dormez pas assez, vous risquez de tomber dans des habitudes de travail improductives. La bonne quantité de sommeil vous permettra non seulement d'être plus alerte, mais aussi de vous réveiller un peu plus tôt.

2. Concentrez-vous sur les tâches qui comptent vraiment pour votre succès.

Les gens productifs savent quand abandonner les tâches qui affectent directement leur succès. Lorsque vous créez votre liste de choses à faire pour la journée, la semaine, le mois ou l'année, posez-vous cette question avant d'ajouter une tâche : « Est-ce que l'exécution de cette tâche va développer mon entreprise, bénéficier à mes clients ou développer mes compétences? Une fois que vous avez éliminé les tâches qui n'ont pas vraiment d'importance, donnez la priorité à toutes celles qui vous restent.

Il est également important de documenter les tâches que vous devez accomplir. Si vous ne vous fiez qu'à votre mémoire pour avancer votre liste de choses à faire, il y a de fortes chances que vous oubliiez des choses ou que vous priorisiez de manière inappropriée des tâches qui ne semblent importantes que dans le moment présent.

3. Améliorez votre étiquette en ce qui concerne les courriels

Afin d'atteindre une productivité maximale, vous devez éliminer les distractions. Lorsqu'il est temps de travailler au bureau ou de travailler à distance, le courriel est souvent l'une des plus grandes distractions, ce qui oblige les professionnels à effectuer plusieurs tâches et à perdre rapidement de vue la tâche à accomplir.

Le McKinsey Global Institute a récemment constaté que les employés moyens consacrent 28 pour cent de leur temps de travail à lire et à répondre aux courriels, ce qui équivaut à environ 650 heures par année consacrées à un travail qui a peu de valeur. De plus, SaneBox a constaté que seulement 38 pour cent de la boîte de réception de l'employé moyen contient des informations importantes et pertinentes.

Cela signifie que de nombreux professionnels passent beaucoup trop de temps à répondre à des courriels sans importance. Lorsque vous passez à travers votre liste de tâches prioritaires, réservez des heures précises dans votre calendrier pour lire et répondre aux courriels, et désactivez les courriels pendant le reste de la journée pour vous concentrer sur les tâches que vous estimez importantes.

4. Écoutez votre esprit et votre corps en travaillant.

Une autre caractéristique des personnes hautement productives est de savoir quand prendre des pauses et d'écouter son corps et son esprit. Personne ne peut être productif à 100 % toute la journée, mais il peut être facile de passer sa journée à se dire : « Je vais faire une pause après avoir fait ça. Hum, laissez-moi faire ces cinq autres choses avant de prendre une pause. » Le temps passe et tout à coup, il est 17h00 et vous avez travaillé presque sans arrêt pendant huit heures ou plus.

La recherche de DeskTime a révélé que les personnes les plus productives se livrent à des tâches liées au travail pendant 52 minutes, puis prennent une pause de 17 minutes. Une pause de 15 à 20 minutes est assez longue pour permettre à votre cerveau de se détendre sans que vous perdiez complètement votre concentration et votre élan. Si nécessaire, planifiez ces pauses périodiques sur votre calendrier pour vous assurer que votre esprit se repose.

En plus de planifier des pauses, assurez-vous d'écouter votre corps tout au long de la journée. Si vous devez aller à la salle de bain, ne vous forcez pas à terminer une tâche avant de quitter votre bureau. Si vous avez faim, prenez une collation rapide et saine avant de poursuivre votre travail. Lorsque les gens se sentent mal à l'aise à leur bureau, leurs pensées se concentreront davantage sur ce sentiment plutôt que sur la tâche qu'ils accomplissent. Par conséquent, écoutez votre corps et éliminez aussi ces distractions internes.

5. Utilisez la technologie à votre disposition.

Les professionnels de la finance cherchent toujours des moyens de rendre leurs flux de travail plus efficaces; par conséquent, il est impératif pour les entreprises et les conseillers de tirer parti de la technologie pour automatiser les tâches. Bien qu'une planification financière holistique et une communication constante puissent sembler représenter des investissements de temps énormes, la technologie peut automatiser votre communication et votre collecte de données tout en vous concentrant sur ce qui est important : fournir des conseils financiers de qualité et approfondir vos relations avec les clients.

Les entreprises et les conseillers peuvent gagner du temps en permettant au moteur de calcul NaviPlan®, qui compte des dizaines d'années d'expérience, de faire le gros du travail, ce qui permet au conseiller de consacrer plus de temps  à discuter avec les clients des plans d'action pour atteindre leurs objectifs. Plus de temps consacré aux relations avec les clients signifie que plus de temps est consacré à la réussite de votre entreprise, plutôt que d'être affecté à des tâches fastidieuses et non essentielles.

Une communication cohérente est un autre aspect des relations client-conseiller qui prend souvent beaucoup de temps et qui est difficile à prioriser pour les professionnels de la finance. Le portail client de NaviPlan est une autre ressource de FinTech qui permet d'automatiser le processus de communication et qui donne à vos clients un accès constant aux renseignements de leur plan.

La clé pour gagner du temps, de l'argent et diminuer l'angoisse dans votre entreprise est d'utiliser la technologie pour automatiser autant de flux de travail que possible, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et de fournir à vos clients un service de haute qualité.